Le planning

La participation

Il faut prévoir de 2 à 12 mois en fonction de la nature de la manifestation. Pour les salons importants, les emplacements de stand sont attribués chronologiquement à la réception de la « demande d'admission ».Il est donc important de renvoyer les documents administratifs d'inscription dans les délais indiqués.

Avant la conception définitive du stand, un repérage des lieux peut être utile : détection d'éventuelles complications de fabrication (contrainte d'un pilier non signalé sur les plans...).

L'ensemble des produits ou des services que peut offrir l'entreprise peuvent rarement être exposés simultanément ; il faudra lister les plus valorisants et les plus représentatifs du savoir-faire.

Le stand

Certains salons ont pour caractéristique une présentation identique pour l'ensemble des stands (une structure modulaire est alors fournie par l'organisateur).
Pour d'autres, seule la surface au sol est mise à disposition. Il faut alors entièrement « construire » le stand (dans ce cas, le salon procure souvent le plancher).
Dans les deux cas, présentation des produits et décoration générale seront les gages de l'image donnée.

L’accueil

Prévoir suffisamment de personnes compétentes, susceptibles d'accueillir et de donner des informations à l'ensemble des visiteurs (étrangers y compris).

La documentation, les outils de promotion

Ils sont importants sur divers plans :

• Les cartons d'invitation (dans un délai raisonnable avant le salon) pour les clients importants, voire certains fournisseurs
• Les dossiers de presse (avant et après manifestation)
• Les insertions publicitaires (dans la presse spécialisée en précisant le n° du stand et dans le catalogue du salon)
• La documentation technique ou autre (à remettre durant le salon)
• La PLV/ILV (mise en valeur et information)
• Eventuellement, gadgets et cadeaux divers à distribuer...

Rétroplanning « type »

• Demande du dossier d'inscription à l'organisateur
• Renvoi, dans les délais, du dossier complet
• Désignation de la personne responsable de l'ensemble de la participation
• Trouver un transitaire pour les expositions à l'étranger
• Sélection des produits à exposer
• Souscription des assurances (objets de valeur, matériel dangereux)
• Logistique et programme des déplacements (avant, pendant, après)
• Réservation hébergement, titres de transport pour les participants

• Choix de l'emplacement du stand (sur plans)
• Conception du projet
• Renvoi des formulaires de commande des prestations supplémentaires (électricité, téléphone, eau...)Contacter les entreprises assurant la logistique (transport, installation...)
• Location de mobilier, plantes. Signalétique à faire fabriquer
• Commande du buffet, boissons, cocktails, etc.

• Badges d'identification
• Documentation à distribuer
• Envoi des dossiers de presse
• Gadgets à distribuer
• Cartes d'invitation clients
• Commande à l'organisateur du matériel publicitaire (mise à disposition)
• Insertions presse/catalogue

• Recrutement des hôtesses éventuelles
• Gardiennage et nettoyage du stand